Autora: Cláudia Imperador Fabiano
Muitos têm conhecimento de que, desde o nascimento até a morte, o ser humano necessita dos serviços cartorários, ou seja, desde a felicidade de anunciarmos o nascimento de uma nova vida, celebrar um casamento, concretizar a aquisição de um bem, registrar a abertura de uma nova empresa ou até precisar de algo nos momentos mais tristes, como o registro de falecimento de um ente familiar e a realização da partilha dos bens deixados a seus herdeiros.
Assim, é inevitável para a vida civil a necessidade de adentrarmos em um cartório, seja ele Tabelião de Notas, Registro de Imóveis, Registro Civil das Pessoas Naturais, Registro Civil das Pessoas Jurídicas, ou até mesmo o de Protesto.
Ocorre que, infelizmente, a maioria das pessoas não sabem a diferença da prestação de serviços entre os diversos tipos de cartórios e isso gera uma porção de conflitos e atrasos no dia a dia das pessoas, pois acabam solicitando serviços em uma serventia que não presta aquilo de que realmente eles precisam, dificultando assim a resolução dos problemas.
Atualmente, com o avanço do uso da internet por meio da divulgação dos sites dos cartórios e redes sociais, podemos ver um pequeno avanço na exposição dos diversos tipos de serviços prestados por eles e a expansão da informação passada para os clientes finais.
Ainda assim, pela quantidade de pessoas que utilizam os serviços cartorários, essa divulgação acaba não alcançando a maioria das pessoas, e muitas vezes os clientes precisam utilizar-se da orientação de advogados que possuem um conhecimento mais aprofundado para que então o serviço seja realizado de forma eficaz.
Essa dificuldade de informação também é encontrada no que diz respeito ao acadêmico do Direito, eis que o Direito Notarial e Registral ainda não faz parte das cadeiras acadêmicas definitivas nas faculdades de Direito. Assim, o bacharel em Direito ou até mesmo o advogado recém-formado precisa valer-se de cursos de especializações e atividades práticas para que consiga prestar um serviço eficaz extrajudicialmente.
Eu, pessoalmente, pude vivenciar tal dificuldade. Logo que me formei, em 2007 na Faculdade de Direito de Bauru – Instituição Toledo de Ensino, prestei a prova da OAB e passei. Porém, logo em seguida, tive a oportunidade de ser contratada como Escrevente de Notas e então aprendi na prática o Direito Notarial sem ter a experiência teórica, a não ser o conhecimento das matérias do Direito, que por sinal, me ajudou demais na carreira, porém, confesso que os cursos complementares ministrados pelo Colégio Notarial do Brasil me ajudaram demais na prática diária.
Não sei se é de conhecimento de todos, mas quem assume o cargo de Escrevente em cartório e tem a carteira da OAB, precisa então pedir seu licenciamento da OAB competente, eis que os cargos são incompatíveis e podem gerar conflito de interesses.
Logo que comecei minha carreira como Escrevente em 2008, tive a oportunidade de executar a lavratura das Escrituras de Inventários, Separações e Divórcios Extrajudiciais, na época regidos pela Lei 11.441/07, momento em que pude perceber a dificuldade dos advogados que, acostumados com o judiciário, não dominavam as técnicas necessárias para a lavratura desses atos extrajudiciais.
De lá para cá, muitos outros atos, que antes só podiam ser feitos por meio do judiciário, se tornaram possíveis de se realizar por intermédio dos Tabeliães de Notas, como Usucapião Extrajudicial bem como a Adjudicação Compulsória Extrajudicial.
Importante ressaltar que todos os atos extrajudiciais antes mencionados, assim como a Dissolução de União Estável, exigem a assistência de um advogado para suas lavraturas. Daí então a importância de o advogado ter o conhecimento específico na área para que o ato seja concretizado de forma eficaz.
Após os oito anos de experiência como Escrevente, resolvi utilizar-me dos conhecimentos adquiridos na carreira e então pedi minha demissão do cartório e resolvi me arriscar na atividade da Advocacia Extrajudicial, motivo pelo qual vi a necessidade de escrever esse artigo.
A comunicação eficaz no atendimento ao cliente é algo que sempre tive como primordial, tanto na época de cartório como agora atuando na advocacia. Assim, entendo que aquela velha e conhecida frase do apresentador Chacrinha creio que faz sentido em nosso dia a dia: “Quem não se comunica, se trumbica”.
Por meio, de uma simples pesquisa na internet, percebe-se que a comunicação é a transmissão de mensagens e significados entre um emissor (quem transmite a mensagem) e um interlocutor (quem recebe a mensagem). Isso inclui qualquer método usado para estabelecer esse contato, seja com a fala, um gesto, pela escrita, desenhos, movimentos, entre outras coisas. Portanto, para que a comunicação seja efetiva é preciso que a pessoa que recebe a informação entenda o real significado daquela que emitiu a mensagem.
Muitas vezes, a comunicação existente entre o cartório, advogado e cliente é falha, eis que hoje em dia as pessoas querem resolver tudo muito rapidamente, apenas com um “clique” e não têm paciência de ouvir de forma humanizada a real necessidade uma das outras.
Durante a função de Escrevente, aprendi que muitas vezes o cliente chega no cartório pedindo para fazer uma procuração, por exemplo, sem saber realmente quais as consequências que esse ato poderia gerar. Apenas comparecia querendo uma procuração de plenos poderes porque alguém o informou que seria a melhor opção eis que envolveria tudo o que o cliente precisava, quando na verdade isso poderia lhe causar sérios problemas futuramente. Então, com muita paciência explicava os motivos e sendo assim o cliente realizava o ato ou não.
Em outros momentos, apenas pelo fato de tirar algumas dúvidas trazidas pelo cliente, já era motivo de ganhar sua confiança e então, ele voltava para realizar atos notariais pelo atendimento que tinha recebido anteriormente.
Atualmente, como advogada, continuo vendo a dificuldade dos colegas em entender o mundo extrajudicial, e vejo como muitos ainda relutam em utilizá-lo de modo a trazer uma prestação de serviço mais rápida e eficaz ao seu cliente, preferindo ainda os longos e cansativos processos judiciais.
Em alguns casos, sabemos que o judiciário será inevitável, porém, há casos em que os advogados podem analisar os custos e benefícios de ambas as opções, judicial e extrajudicial e então apresentar ao cliente o quão eficaz é a procedimento extrajudicial, levando a economizar tempo e dinheiro muitas vezes.
Já me deparei com colegas reclamando de cartório, que os atendimentos são demorados, que são muito exigentes e que só querem ganhar dinheiro. Eu, particularmente, como já trabalhei do lado de dentro do balcão, posso dizer que a maioria das vezes essa conotação é equivocada.
Em razão da falta de qualificação e comunicação entre advogado e cartório, o trabalho que deveria ser rápido passa a ser lento, e se formos analisar as causas, na maioria das vezes, houve falha na comunicação, ou falta de paciência em ouvir um ao outro, ou ainda falta de bom senso de alguma das partes.
Como escrevente, pude presenciar muitos advogados que chegavam na minha mesa estressados, nervosos porque tal cartório não quis lavrar a Escritura por conta de “n” motivos, e que, com calma, muito diálogo e paciência conseguíamos resolver o problema, eis que o advogado após um bom diálogo entendia a necessidade de tal exigência, e não apenas ter que se convencer de um “porque sim”, ou um “porque não”.
Hoje na atuação da Advocacia Extrajudicial continuo com o pensamento que, tudo há uma solução, e se não há, solucionado está. Assim, precisamos ter em mente que o trio existente entre o Cartório, Advogado e Cliente precisa estar em sintonia, falando a mesma língua para que a solução seja encontrada, como uma engrenagem dentro de uma máquina.
Essa comunicação somente será alcançada de forma eficaz se todos os envolvidos estiverem dispostos a resolver definitivamente o problema do cliente, com paciência, bom senso e muitos vezes ousadia, pois cada caso é um caso a ser analisado de forma delicada e estratégica.
Com o advento do Provimento Nº 100, de 26/05/2020, do CNJ, tornou-se possível a realização de escrituras digitais por meio da plataforma E-notariado, proporcionando mais uma facilidade e eficiência tanto no serviço prestado pelo cartório quanto pelo advogado, economizando ainda mais tempo e dinheiro, evitando esperas prolongadas e gastos desnecessários com transporte e estacionamentos, por exemplo, tendo as partes a comodidade de assinar escrituras de onde estiverem, com as ressalvas impostas pelo próprio provimento.
Dessa forma, concluímos que o conhecimento e a comunicação são primordiais para que a relação cartório, advogado e cliente seja eficaz, não somente no que diz respeito ao conhecimento jurídico, mas também, senão o mais importante, o relacionamento interpessoal no que diz respeito à humanização do atendimento e real intenção de defender os interesses do cliente, oferecendo um serviço, ao mesmo tempo rápido e eficaz, sem que tenha como resultado insatisfações advindas pela falta de comunicação.
Assim, acredito que se Deus nos deu dois olhos, dois ouvidos, entre os ouvidos o cérebro e mais abaixo a boca braços e pernas, podemos pensar que temos que primeiro ouvir ativamente, que é o ato de entender o que o outro pensa, sente e quer transmitir, para então raciocinarmos o que foi visto e ouvido, interpretar racionalmente e emocionalmente, e posteriormente expor de forma eficaz por meio da oralidade o que realmente se deseja realizar.
Temos que viver para sermos melhor a cada dia, com o intuito de deixar um legado por onde passamos e perguntarmos todos os dias a nós mesmos: “o que posso fazer de diferente hoje para ajudar meu cliente e o cartório a resolver de forma mais rápida e eficaz esse problema? Afinal quando o cliente sai de casa para encontrar um advogado e um cartório de sua confiança, o pensamento dele é “será que esse cartório e esse advogado vão resolver meu problema?
Certa vez eu li esta frase de um autor desconhecido “o maior sábio é aquele que ouve mais e fala de menos, pois aprende o que se escuta e transmite no olhar estes ensinamentos”. Deixo por fim essa reflexão, para que sejamos mais humanos e sensatos, já que o mundo atual quer nos levar a ser cada dia mais robotizados.
Cláudia Imperador Fabiano – Advogada Extrajudicial.